Herramientas Básicas de SharePoint
1. Bibliotecas de Documentos:
– Descripción: Permiten almacenar, organizar y compartir documentos de manera segura.
– Funcionalidades: Versionado, coautoría, permisos de acceso, metadatos y flujos de trabajo.
2. Listas:
– Descripción: Tablas que se utilizan para organizar información en filas y columnas.
– Funcionalidades: Listas de tareas, listas de contactos, listas personalizadas, integración con Microsoft Power Automate para automatizar procesos.
3. Páginas de Sitio:
– Descripción: Páginas web dentro de un sitio de SharePoint que pueden contener diversos tipos de contenido y web parts.
– Funcionalidades: Creación y edición de páginas, inclusión de texto, imágenes, videos y otros elementos.
4. Bibliotecas de Imágenes:
– Descripción: Almacenan y gestionan imágenes.
– Funcionalidades: Organización de imágenes, visualización en galerías.
5. Wiki y Páginas de Comunicación:
– Descripción: Páginas diseñadas para compartir información de forma detallada y visual.
– Funcionalidades: Páginas de Wiki para colaboración en conocimientos y páginas de comunicación para anuncios y noticias.
6. Permisos y Control de Acceso:
– Descripción: Gestión de quién puede ver o editar contenido en un sitio de SharePoint.
– Funcionalidades: Asignación de permisos a nivel de sitio, lista, biblioteca o documento.
7. Búsqueda:
– Descripción: Herramienta para encontrar contenido dentro de SharePoint.
– Funcionalidades: Búsqueda por palabras clave, refinadores, sugerencias de búsqueda, integración con Delve para búsquedas basadas en actividades.
8. Web Parts:
– Descripción: Componentes que se pueden agregar a las páginas de SharePoint para mostrar diferentes tipos de contenido.
– Funcionalidades: Web parts de texto, imágenes, video, enlaces rápidos, bibliotecas de documentos, listas, Power BI, etc.
9. Flujos de Trabajo:
– Descripción: Automatizan tareas y procesos empresariales.
– Funcionalidades: Flujos de aprobación de documentos, notificaciones por correo electrónico, integración con Power Automate.
10. Sitios de Grupo y de Comunicación:
– Descripción: Diferentes tipos de sitios para necesidades de colaboración y comunicación.
– Funcionalidades: Sitios de grupo para colaboración del equipo, sitios de comunicación para compartir información amplia.
11. OneDrive para la Empresa:
– Descripción: Almacenamiento personal en la nube para cada usuario.
– Funcionalidades: Sincronización de archivos, compartición de archivos, integración con bibliotecas de documentos de SharePoint.
12. Aplicaciones Integradas:
– Descripción: Aplicaciones y servicios que se integran con SharePoint.
– Funcionalidades: Integración con Microsoft Teams, Power BI, Microsoft Forms, PowerApps, y otros servicios de Office 365.
Uso de las Herramientas
Estas herramientas son fundamentales para aprovechar al máximo SharePoint y crear un entorno colaborativo y eficiente. A continuación, se muestran algunos ejemplos prácticos de cómo se pueden utilizar:
– Gestión de Proyectos:
Utilizando listas de tareas, bibliotecas de documentos y flujos de trabajo para gestionar y coordinar proyectos.
– Intranets:
Creando sitios de comunicación para compartir noticias, anuncios y recursos corporativos.
– Colaboración en Documentos:
Almacenar y coeditar documentos en bibliotecas de documentos con control de versiones y permisos específicos.
– Automatización de Procesos:
Implementar flujos de trabajo automatizados para tareas repetitivas como la aprobación de documentos o la recolección de información.